Disgrifiad o brosesu

Mae’r hyn sy’n dilyn yn ddisgrifiad bras o’r modd mae Coleg Sir Gar yn prosesu gwybodaeth bersonol. Er mwyn deall sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, mae’n bosibl y bydd angen ichi gyfeirio at unrhyw ohebiaeth bersonol rydych wedi’i derbyn, darllen unrhyw hysbysiadau preifatrwydd mae’r sefydliad wedi’u darparu, neu gysylltu â’r sefydliad i ofyn am eich amgylchiadau personol.

Gweler hysbysiad preifatrwydd y Coleg ar gyfer Myfyrwyr.

Rhybudd preifatrwydd Llywodraeth Cymru ar gyfer Myfyrwyr.

Dibenion/rhesymau dros brosesu gwybodaeth

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol i’n galluogi i ddarparu addysg a gwasanaethau cymorth i’n myfyrwyr a’n staff; hysbysebu a hyrwyddo’r Coleg a'r gwasanaethau a gynigiwn; cyhoeddi cylchgrawn y Coleg a chysylltiadau â chyn-fyfyrwyr; ymgymryd ag ymchwil a chodi arian; rheoli ein cyfrifon a’n cofnodion a darparu gweithgareddau masnachol i’n cleientiaid. Rydym hefyd yn prosesu gwybodaeth bersonol i ddefnyddio systemau CCTV i fonitro a chasglu delweddau gweledol i ddibenion diogelwch ac atal a chanfod trosedd.

Mathau/dosbarthiadau o wybodaeth a brosesir

Rydym yn prosesu gwybodaeth sy’n berthnasol i’r dibenion/rhesymau uchod. Gall hyn gynnwys:

• manylion personol
• manylion teuluol
• ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
• manylion addysg a chofnodion myfyrwyr
• manylion addysg a chyflogaeth
• manylion ariannol
• cofnodion disgyblu a phresenoldeb
• archwiliadau fetio
• nwyddau neu wasanaethau a ddarparwyd
• delweddau gweledol, ymddangosiad personol ac ymddygiad
• gwybodaeth a gedwir er mwyn cyhoeddi cyhoeddiadau’r Coleg.

Rydym hefyd yn prosesu dosbarthiadau sensitif o wybodaeth a all gynnwys:

• tras hiliol neu ethnig
• aelodaeth o undeb llafur
• credoau crefyddol neu gredoau eraill tebyg
• manylion iechyd corfforol neu feddyliol
• bywyd rhywiol
• troseddau a throseddau honedig
• achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau

Ynglŷn â phwy y prosesir gwybodaeth

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol am y canlynol:

• myfyrwyr
• cyflogeion, gweithwyr ar gontract
• cyflenwyr, cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
• cysylltiadau busnes
• landlordiaid, tenantiaid
• achwynwyr, ymholwyr
• cyfranwyr a chyfeillion y Coleg
• awduron, cyhoeddwyr a chrewyr eraill
• pobl a all fod yn destun ymholiad
• trydydd partïon sy’n cymryd rhan mewn gwaith cwrs
• sefydliadau cymdeithasol, iechyd a lles
• cyfeillion y Coleg
• unigolion wedi’u dal ar ddelweddau CCTV

Gyda phwy y rhennir y wybodaeth

Weithiau bydd angen inni rannu’r wybodaeth bersonol a brosesir gennym gyda’r unigolyn ei hun a hefyd sefydliadau eraill. Lle bo angen, mae’n ofynnol inni gydymffurfio â holl agweddau’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae’r hyn sy’n dilyn yn ddisgrifiad o’r mathau o sefydliadau y gall fod angen inni rannu peth o’r wybodaeth bersonol a brosesir gennym gyda nhw am un rheswm neu fwy.

Lle bo angen neu lle bo’n ofynnol, rydym yn rhannu gwybodaeth gyda’r canlynol:

• teulu, swyddogion cyswllt a chynrychiolwyr y person yr ydym yn prosesu ei ddata personol
• cyn-gyflogwyr, cyflogwyr cyfredol neu ddarpar gyflogwyr
• sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a lles
• addysgwyr a chyrff arholi
• cyflenwyr a darparwyr gwasanaeth
• undeb myfyrwyr
• sefydliadau ariannol
• asiantaethau casglu ac olrhain dyledion
• archwiliwyr
• heddluoedd, sefydliadau diogelwch
• llysoedd a thribiwnlysoedd
• gwasanaethau carchar a phrawf
• cynrychiolwyr cyfreithiol
• llywodraeth leol a chanolog
• ymgynghorwyr a chynghorwyr proffesiynol
• undebau llafur a chymdeithasau staff
• cymdeithasau arolygu ac ymchwil
• y wasg a’r cyfryngau
• sefydliadau gwirfoddol ac elusennol
• landlordiaid

Trosglwyddiadau

Weithiau gall fod angen trosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fo angen gwneud hyn, gellir trosglwyddo gwybodaeth i wledydd neu diriogaethau ledled y byd. Bydd unrhyw drosglwyddiadau a wneir yn cydymffurfio’n llawn â holl agweddau’r ddeddf diogelu data.

Datganiad ynghylch prosesu sydd wedi’i eithrio:

Mae’r rheolwr data hwn hefyd yn prosesu data personol sydd wedi’i eithrio rhag ei hysbysu.

Gwneud Cais Gwrthrych am Wybodaeth

I wneud cais i gael mynediad at y data y mae Coleg Sir Gâr yn dal arnoch chi, cysylltwch â'r dataprotectionofficer@colegsirgar.ac.uk gan ddefnyddio'r ffurflen Cais Pwnc Data YMA.